De leden van een vereniging bepalen voor de vereniging het beleid en activiteiten voor de komende periode. De leden hebben in principe alle bevoegdheden die niet door de wet zijn bepaald, of zijn opgedragen aan het bestuur of commissies. Dit laatste moet dan wel in de statuten zijn beschreven. Omdat het ondoenlijk is leden dagelijks te raadplegen over allerlei dagelijkse zaken of uitgaven, wordt een bestuur samengesteld. Dit gebeurt tijdens de Algemene Leden Vergadering (ALV).

De ALV heeft het laatste woord over de inhoud van de statuten. Alleen de ALV kan besluiten van de vereniging ontbinden. Het bestuur is belast met het besturen van de vereniging en heeft eigen taken en verantwoordelijkheden. De ALV mag dus niet besturen. Wel kan de ALV, wanneer zij het niet eens is met het gevoerde beleid, aan de bestuurders ontslag verlenen.

Bevoegdheden ALV

Tot de bevoegdheid van de ALV behoren in principe de volgende zaken:

• Wijziging van de statuten;
• Benoemen en afzetten van bestuurders;
• Benoemen en afzetten van commissarissen en – indien van toepassing – hun bezoldiging;
• Dechargeren van bestuurders;
• Goedkeuring van de begroting en de jaarrekening;
• Het uitsluiten van een lid.

In de statuten kan worden vastgesteld dat bepaalde taken en bevoegdheden door de ALV worden uitbesteed aan andere commissies. Als volgens de statuten commissies in het leven geroepen kunnen worden, wordt de macht van de ALV enigszins beperkt. Zo kan het zijn dat er een geschillencommissie wordt ingesteld of een commissie voor beroep bij ontzetting uit het lidmaatschap.

De ALV als vergadering bijeenroepen

De ALV moet minimaal één keer per jaar worden gehouden. Tussentijds kan het bestuur besluiten een extra vergadering of meerdere vergaderingen te houden. Het bestuur roept de leden bijeen. De oproeping gebeurt schriftelijk. Als de ALV het heeft goedgekeurd, kan dit ook per e-mail. Als niet alle adressen van de leden bekend zijn, kan een advertentie worden geplaatst in de huis-aan-huiskrant van de plaats waar de vereniging toe behoort.

In de uitnodiging moet vermeld staan: wanneer, waar en op welke tijd de vergadering plaatsvindt En toegevoegd moeten worden:

• Agenda van de vergadering;
• Jaarrekening;
• Jaarverslag;
• Begroting komende jaar.

Extra vergadering

Tussentijds kunnen leden ook verzoeken tot een extra algemene vergadering. Voorwaarde is dat minstens tien procent van de stemgerechtigde leden dit wil. Zij doen hiertoe een schriftelijk verzoek aan het bestuur. Het verzoek moet gemotiveerd zijn, met bijgevoegde agendapunt(en) voor de vergadering. Het bestuur is verplicht binnen vier weken deze vergadering te laten plaatsvinden. Gebeurt dit niet, dan kunnen de leden zelf een vergadering bijeen roepen.

Onderwerpen

Tijdens de jaarlijkse ALV komen de volgende zaken (minimaal) aan de orde:

• Verkiezing en (her)benoeming bestuur;
• Wijziging of samenstellen van commissies (onder meer kascommissie voor het komende jaar);
• Het gevoerde beleid in het afgelopen jaar en het te voeren beleid in het komende jaar;
• Algemeen jaarverslag (wat heeft de vereniging het afgelopen jaar gedaan) en financieel verslag (inclusief een jaarrekening, waarin de inkomsten en uitgaven staan);
• Het verslag van de kascommissie van het afgelopen jaar;
• Definitieve begroting voor het lopende jaar en voorlopige begroting voor het komende jaar;
• Het behandelen van moties ((groepen) leden kunnen een verzoek indienen aan het dagelijks bestuur om iets te doen, of juist te laten);
• Wijzigingen van het huishoudelijk reglement;
• Vaststellen van de contributie voor het komende jaar en eventueel het inschrijfgeld.

Rolverdeling

Doorgaans is er een vaste rolverdeling tijdens de ALV. Zo zal de voorzitter meestal de vergadering leiden. De penningmeester zal de jaarrekening toelichten. De kascommissie doet verslag van zijn bevindingen. De voorzitter is de persoon die het bestuur vertegenwoordigd en het woord voert namens het bestuur. Alleen tijdens specifieke punten neemt een van de andere bestuursleden het woord over.

Commissies

Tijdens de ALV kunnen diverse commissies verslag doen van hun verrichtingen van het afgelopen jaar en eventuele wensen voor het komende jaar bespreekbaar maken. Een commissie is een groep mensen binnen de vereniging die een bepaalde taak hebben uit te voeren. De commissie wordt meestal voor een bepaalde periode geïnstalleerd. Ook wel chargeren genoemd. Dit gebeurt tijdens de ALV. Ook als er nieuwe leden in de commissie komen, moet de ALV goedkeuring verlenen.

Kascommissie

De kascommissie geeft advies aan de ALV om de financiële verslagen goed te keuren of af te keuren. De commissie brengt tijdens de ALV verslag uit over de financiën. In het verslag staat beschreven op welke wijze de controle is uitgevoerd en worden de bevindingen vermeld. Stemt de kascommissie in met de financiële verantwoording, dan kan ze uit haar taak worden ontheven.